Мы все обожаем давать, как нам кажется, мудрые советы. Иногда даже когда нас об этом не просят. Однако, с точки зрения организатора выставочных проектов, нам думается, что мы вправе это делать. Много интересного в приведенных советах найдут экспоненты-новички, немало полезного отметят для себя и бывалые участники.
Давайте запланируем
Участие в выставке начинается задолго до ее торжественного открытия. Для начала нужно эту самую выставку ЗАПЛАНИРОВАТЬ, а перед этим – ВЫБРАТЬ необходимое мероприятие. И вот тут-то директору по сбыту, руководителю отдела маркетинга или руководителю компании придется поломать голову. Сделать выбор сегодня действительно непросто. В одном только Екатеринбурге в год проводится до 200 выставок.
Правило №1: Начинать планирование нужно с определения целей собственного участия в выставке, а затем подбирать мероприятие, в рамках которого можно максимально реализовать поставленные цели.
Цель цели рознь
1) Допустим, на последнем собрании акционеров ваша компания решила выйти на международный рынок. Сразу становится понятно, что участвовать в городской или региональной выставке нет смысла.
2) Если компания решила развивать дилерскую сеть, то эпицентром вашего внимания станет выставка в том регионе, где вы эту сеть задумали развить.
3) Важной целью может быть поддержка имиджа компании. Такая цель актуальна, когда компания уже заработала определенный авторитет в регионе, когда компания проводит ребрендинг, а также в переломные моменты для экономики отрасли (когда бизнес протекает по принципу «нет на выставке – нет на рынке»). С этой целью вам обязательно нужно подобрать себе местечко на крупной местной выставке.
4) Цели могут быть и маркетинговые, например, оценка будущего спроса на продукцию, которая находится в разработке, либо сравнение своей продукции с продукцией конкурента.
«Все конкуренты здесь, поэтому мы тоже должны быть представлены» - это упрощение в поисках решения, поэтому не будем брать его во внимание.
Найти ту единственную
В поисках интересующего проекта можно опереться на собственный опыт (положительное участие в предыдущие годы). Можно послушать мнение партнеров по бизнесу, коллег и знакомых и опереться на их опыт. Хорошим инструментом поиска нужной выставки является Интернет. Сделав правильный запрос, можно получить список операторов, работающих в том или ином городе. Затем можно ознакомиться с проектами в их календаре событий, а потом провести сравнительный анализ (наличие смежных тематик, удобных/неудобных сроков и т.п.). Также неплохо было бы изучить опыт самих операторов – сколько раз проводят выставку, на какой площадке работают, каковы результаты.
Правило №2: Обязательно нужно посмотреть интересующую выставку в качестве посетителя, сделать соответствующие выводы, чтобы принять/не принять решение об участии на следующий год.
Так, постепенно, шаг за шагом, исключая неподходящие выставки, в конце концов, выкристаллизовывается та самая единственная, правильно выбранная выставка.
Вариации на тему
Вы проделали тяжелую работу, определив цели, с которыми предприятие переступит порог выставочной площадки, и выбрали соответствующее этим целям выставочное мероприятие. Не расслабляйтесь! Впереди еще много работы. Теперь нужно определить форму участия компании в проекте.
Наиболее простой и совсем не творческий способ – выкупить у оператора энное количество метров и встать в назначенное время на законные метры, встречая посетителей плакатами с изображением продукции. Наихудший вариант - если вы встречаете посетителей сидя.
Сегодня существует масса возможностей креативно представить свою компанию на выставке. Можно воспользоваться услугами профессиональных дизайнеров, которые предложат различные решения поставленной задачи: от двухсотметрового до двухэтажного стенда. Уточните, возможно, такую услугу оказывает сам оператор выставки. Индивидуальный стенд – это возможность максимально оформить рабочее место на выставке в соответствии с фирменным стилем компании и задачами, которые преследует участник на данном конкретном мероприятии.
Можно выкупить центральное место по главному проходу. Однако, если все «вкусные» места уже заняты, то эффективное участие в выставке все равно возможно. К небольшому стенду в углу зала можно разместить кучу указателей, стрелок, следов, серию флажков и шариков, разместить свой логотип на путеводителе выставки и других планограммах, которые выпускает организатор выставки, поставить промоутера, наконец, который, как заведенный, будет приглашать на ваш стенд.
Если в ваших руках сосредоточен некий интеллектуальный продукт, уникальная технология, инновационный проект, то вам может быть выгоднее участие не только в выставке, но и в мероприятии ее сопроводительной программы. На конференции или семинаре вы можете выступить с головокружительным докладом, сокрушить оппонентов в дискуссии на круглом столе, успешно презентовать свое достижение в кругу профессионалов.
Привлечь внимание широкой аудитории можно яркими pr-акциями. В рамках стенда некоторые умельцы умудряются развернуть ринг и устроить профессиональные бои, а некоторые – ретро-кафе, где посетителей угощают бесплатной чашечкой кофе. Устройте в своем офисе мозговой штурм, и хорошая идея обязательно придет.
Правило №3: В ряду типичных продуктов и услуг выбор потребителя зачастую зависит от его эмоционального переживания, которое он получит во время посещения выставки. Поэтому сегодня особое внимание нужно уделять оформлению выставочного стенда компании и организации работы на нем.
Персонал – дело тонкое
Когда у вас уже сложился образ будущего стенда компании, проработаны мельчайшие детали вплоть до местоположения мусорной корзины, заказана (ЗАБЛАГОВРЕМЕННО) рекламная продукция к выставке, пришло время выбрать персонал, который на несколько дней станет лицом компании на выставке. Заметьте, лицом, а не другой ее частью. Поэтому стендисты (не важно, являются они сотрудниками фирмы или привлеченным персоналом) должны быть дисциплинированными, иметь безупречный внешний вид, уметь располагать к себе, правильно говорить и вообще уметь вести деловые переговоры, активно работать на стенде, знать о представляемом товаре или услуге все, ну, или почти все. Инструктируя стендистов, доведите до автоматизма знание ими нескольких «не»: не сидеть на стенде, не есть на стенде, не читать на стенде, не жевать жвачку и т.п.
В целях экономии не перегибайте палку с количеством человек на стенде. Понятно, командировка – дело затратное. Однако вашему сотруднику в течение дня нужно еще и покушать, а иногда и «посмотреть на погоду». Пустующий стенд вряд ли вызовет у посетителя положительную реакцию. Обычно количество стендистов прямо пропорционально площади стенда и определяется по формуле: два стендиста на стенде длинной два метра, на каждые дополнительные три метра – ещё один и на каждые двенадцать квадратных метров общей площади – ещё один.
Правило №4: Огромную роль в продвижении продукции или услуги играет личный контакт. Поэтому с особым вниманием отнеситесь к подбору стендистов.
Рекламное бремя
Реклама на выставке не ограничивается изготовлением каталогов продукции, дисков с видеофильмами, прайсов, буклетов, календарей и ручек. При помощи этих материалов, конечно, удобно общаться с потенциальным клиентом, особенно, если конструкция вашего стенда также наглядна и демонстративна. Но ВАШ клиент должен сначала узнать, что вы принимаете участие в выставке, а потом вас там найти. «Это забота выставочного оператора», - скажете вы и будете неправы. В обязанности организатора входит привлечь на выставку целевую аудиторию и, зачастую, он с этим неплохо справляется.
Обязательной работой при подготовке к выставке должна стать рассылка факсимильных приглашений по собственной базе с указанием номера вашего стенда или схемы проезда. Хороший инструмент – база выставочного общества. Всегда есть шанс за минимальные деньги договориться с оператором о вложении вашего приглашения или буклета в конверт с приглашением на выставку.
Если вы осваиваете новый регион, то имеет смысл проанализировать крупные отраслевые и бизнес-издания в данном регионе и дать ряд статей о том, что вы выходите на новый рынок и предлагаете наглядно познакомиться с вашей продукцией на выставке.
Очень часто к освещению выставки организаторами привлекаются тематические телепрограммы или новостные каналы. Одни готовят и транслируют сюжет о выставке заблаговременно, другие – оперативно снимают церемонию открытия и уже вечером пускают сюжет в эфир. Для привлечения широкой аудитории вы можете принять участие в подобном проекте. Уточните, возможно, все это можно сделать напрямую через организаторов.
На сайтах крупных столичных выставок есть услуга MatchMaking – on-line система назначения деловых встреч. Обязательно воспользуйтесь этой бесплатной услугой, позволяющей заблаговременно ознакомиться со списком зарегистрированных в системе участников и посетителей и в режиме on-line назначить деловые встречи с интересующими вас фирмами и организациями.
Обязательно пригласите на выставку своих уже существующих партнеров и клиентов. Выставка – это лишний повод пообщаться и обсудить совместные проекты.
Правило №5: Помните, оператор не обязан приводить лично ВАМ на стенд ВАШЕГО клиента. Это должны сделать вы сами.
Оценка эффективности
Реальные итоги выставки вы сможете оценить примерно месяца через три. Пока же вы можете заняться оперативными организационными итогами. В этой работе большую помощь может оказать журнал, который желательно вести во время подготовки к выставке и во время вашей работы на ней. Каждый, кто работал в рамках кампании, должен письменно ответить на следующие вопросы:
удачно ли было выбрано место для стенда? Почему?
была ли удачной планировка стенда? Почему?
соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам?
какие неудобства вы испытывали во время работы? Почему?
без каких услуг и оборудования можно было бы обойтись?
Добавьте несколько своих вопросов, ответ на которые вас интересует. Данные обрабатываются, на их основании проводится итоговой заседание выставочной команды и принимаются решения относительно следующего участия в выставке. Все решения должны быть ЧЕТКО ПРОПИСАНЫ и подписаны руководством. И самое главное, они ДОЛЖНЫ БЫТЬ ИСПОЛЬЗОВАНЫ при подготовке к следующей выставке.
Экспонент должен четко понимать, ЧТО он вправе требовать от оператора, а что – только от себя. Зачастую оценка эффективности участия может быть сведена к ответу на один единственный вопрос: «Достигнута ли цель?». Именно поэтому подготовка к выставке и начиналась с формулирования целей. Если решение об участии в выставке пришло в вашу голову спонтанно, место вы подобрали кое-как, кое-что успели подготовить, и на стенде, за неимением лучшего, работает секретарша, то грешно ждать от выставки что-то выдающееся.
Правило №6: Заведите журнал хода подготовки к выставке и разработайте собственные критерии оценки эффективности участия.
Помните, одни результаты можно оценить сразу, другие – проявятся через какое-то время и нуждаются в дополнительной оценке.
Мертвая хватка
Очень важно не расслабиться на последнем, поствыставочном этапе. Клиенты, контакт с которыми вам удалось завязать на выставке, вернулись к своим делам. Но они еще «тепленькие», чары вашего обаяния еще действуют, ваше имя, лицо и название вашей компании они не успели забыть. Связывайтесь с ними сразу после окончания выставки. Только так вы сможете выжать максимум из тех средств и сил, которые уже вложили в нее. Дорабатывайте контакты, добивайтесь встречи в офисе клиента, в вашем офисе, в кафе, в ресторане, на яхте или в чистом поле, - в зависимости от специфики вашего бизнеса и обстоятельств. Далее действуйте по технике продаж, которой вы в совершенстве владеете. И продавайте. И путь он покупает у вас снова и снова.
Правило №7: Не поленитесь позвонить клиенту, ставшему посетителем вашего стенда, в первую неделю после выставки.
В данном материале приводится обобщенный опыт подготовки к участию в выставке постоянных клиентов нашего выставочного общества. Принимайте участие в наших проектах и вы тоже сможете вписать себя в историю компании «Уральские Выставки»!
Давайте запланируем
Участие в выставке начинается задолго до ее торжественного открытия. Для начала нужно эту самую выставку ЗАПЛАНИРОВАТЬ, а перед этим – ВЫБРАТЬ необходимое мероприятие. И вот тут-то директору по сбыту, руководителю отдела маркетинга или руководителю компании придется поломать голову. Сделать выбор сегодня действительно непросто. В одном только Екатеринбурге в год проводится до 200 выставок.
Правило №1: Начинать планирование нужно с определения целей собственного участия в выставке, а затем подбирать мероприятие, в рамках которого можно максимально реализовать поставленные цели.
Цель цели рознь
1) Допустим, на последнем собрании акционеров ваша компания решила выйти на международный рынок. Сразу становится понятно, что участвовать в городской или региональной выставке нет смысла.
2) Если компания решила развивать дилерскую сеть, то эпицентром вашего внимания станет выставка в том регионе, где вы эту сеть задумали развить.
3) Важной целью может быть поддержка имиджа компании. Такая цель актуальна, когда компания уже заработала определенный авторитет в регионе, когда компания проводит ребрендинг, а также в переломные моменты для экономики отрасли (когда бизнес протекает по принципу «нет на выставке – нет на рынке»). С этой целью вам обязательно нужно подобрать себе местечко на крупной местной выставке.
4) Цели могут быть и маркетинговые, например, оценка будущего спроса на продукцию, которая находится в разработке, либо сравнение своей продукции с продукцией конкурента.
«Все конкуренты здесь, поэтому мы тоже должны быть представлены» - это упрощение в поисках решения, поэтому не будем брать его во внимание.
Найти ту единственную
В поисках интересующего проекта можно опереться на собственный опыт (положительное участие в предыдущие годы). Можно послушать мнение партнеров по бизнесу, коллег и знакомых и опереться на их опыт. Хорошим инструментом поиска нужной выставки является Интернет. Сделав правильный запрос, можно получить список операторов, работающих в том или ином городе. Затем можно ознакомиться с проектами в их календаре событий, а потом провести сравнительный анализ (наличие смежных тематик, удобных/неудобных сроков и т.п.). Также неплохо было бы изучить опыт самих операторов – сколько раз проводят выставку, на какой площадке работают, каковы результаты.
Правило №2: Обязательно нужно посмотреть интересующую выставку в качестве посетителя, сделать соответствующие выводы, чтобы принять/не принять решение об участии на следующий год.
Так, постепенно, шаг за шагом, исключая неподходящие выставки, в конце концов, выкристаллизовывается та самая единственная, правильно выбранная выставка.
Вариации на тему
Вы проделали тяжелую работу, определив цели, с которыми предприятие переступит порог выставочной площадки, и выбрали соответствующее этим целям выставочное мероприятие. Не расслабляйтесь! Впереди еще много работы. Теперь нужно определить форму участия компании в проекте.
Наиболее простой и совсем не творческий способ – выкупить у оператора энное количество метров и встать в назначенное время на законные метры, встречая посетителей плакатами с изображением продукции. Наихудший вариант - если вы встречаете посетителей сидя.
Сегодня существует масса возможностей креативно представить свою компанию на выставке. Можно воспользоваться услугами профессиональных дизайнеров, которые предложат различные решения поставленной задачи: от двухсотметрового до двухэтажного стенда. Уточните, возможно, такую услугу оказывает сам оператор выставки. Индивидуальный стенд – это возможность максимально оформить рабочее место на выставке в соответствии с фирменным стилем компании и задачами, которые преследует участник на данном конкретном мероприятии.
Можно выкупить центральное место по главному проходу. Однако, если все «вкусные» места уже заняты, то эффективное участие в выставке все равно возможно. К небольшому стенду в углу зала можно разместить кучу указателей, стрелок, следов, серию флажков и шариков, разместить свой логотип на путеводителе выставки и других планограммах, которые выпускает организатор выставки, поставить промоутера, наконец, который, как заведенный, будет приглашать на ваш стенд.
Если в ваших руках сосредоточен некий интеллектуальный продукт, уникальная технология, инновационный проект, то вам может быть выгоднее участие не только в выставке, но и в мероприятии ее сопроводительной программы. На конференции или семинаре вы можете выступить с головокружительным докладом, сокрушить оппонентов в дискуссии на круглом столе, успешно презентовать свое достижение в кругу профессионалов.
Привлечь внимание широкой аудитории можно яркими pr-акциями. В рамках стенда некоторые умельцы умудряются развернуть ринг и устроить профессиональные бои, а некоторые – ретро-кафе, где посетителей угощают бесплатной чашечкой кофе. Устройте в своем офисе мозговой штурм, и хорошая идея обязательно придет.
Правило №3: В ряду типичных продуктов и услуг выбор потребителя зачастую зависит от его эмоционального переживания, которое он получит во время посещения выставки. Поэтому сегодня особое внимание нужно уделять оформлению выставочного стенда компании и организации работы на нем.
Персонал – дело тонкое
Когда у вас уже сложился образ будущего стенда компании, проработаны мельчайшие детали вплоть до местоположения мусорной корзины, заказана (ЗАБЛАГОВРЕМЕННО) рекламная продукция к выставке, пришло время выбрать персонал, который на несколько дней станет лицом компании на выставке. Заметьте, лицом, а не другой ее частью. Поэтому стендисты (не важно, являются они сотрудниками фирмы или привлеченным персоналом) должны быть дисциплинированными, иметь безупречный внешний вид, уметь располагать к себе, правильно говорить и вообще уметь вести деловые переговоры, активно работать на стенде, знать о представляемом товаре или услуге все, ну, или почти все. Инструктируя стендистов, доведите до автоматизма знание ими нескольких «не»: не сидеть на стенде, не есть на стенде, не читать на стенде, не жевать жвачку и т.п.
В целях экономии не перегибайте палку с количеством человек на стенде. Понятно, командировка – дело затратное. Однако вашему сотруднику в течение дня нужно еще и покушать, а иногда и «посмотреть на погоду». Пустующий стенд вряд ли вызовет у посетителя положительную реакцию. Обычно количество стендистов прямо пропорционально площади стенда и определяется по формуле: два стендиста на стенде длинной два метра, на каждые дополнительные три метра – ещё один и на каждые двенадцать квадратных метров общей площади – ещё один.
Правило №4: Огромную роль в продвижении продукции или услуги играет личный контакт. Поэтому с особым вниманием отнеситесь к подбору стендистов.
Рекламное бремя
Реклама на выставке не ограничивается изготовлением каталогов продукции, дисков с видеофильмами, прайсов, буклетов, календарей и ручек. При помощи этих материалов, конечно, удобно общаться с потенциальным клиентом, особенно, если конструкция вашего стенда также наглядна и демонстративна. Но ВАШ клиент должен сначала узнать, что вы принимаете участие в выставке, а потом вас там найти. «Это забота выставочного оператора», - скажете вы и будете неправы. В обязанности организатора входит привлечь на выставку целевую аудиторию и, зачастую, он с этим неплохо справляется.
Обязательной работой при подготовке к выставке должна стать рассылка факсимильных приглашений по собственной базе с указанием номера вашего стенда или схемы проезда. Хороший инструмент – база выставочного общества. Всегда есть шанс за минимальные деньги договориться с оператором о вложении вашего приглашения или буклета в конверт с приглашением на выставку.
Если вы осваиваете новый регион, то имеет смысл проанализировать крупные отраслевые и бизнес-издания в данном регионе и дать ряд статей о том, что вы выходите на новый рынок и предлагаете наглядно познакомиться с вашей продукцией на выставке.
Очень часто к освещению выставки организаторами привлекаются тематические телепрограммы или новостные каналы. Одни готовят и транслируют сюжет о выставке заблаговременно, другие – оперативно снимают церемонию открытия и уже вечером пускают сюжет в эфир. Для привлечения широкой аудитории вы можете принять участие в подобном проекте. Уточните, возможно, все это можно сделать напрямую через организаторов.
На сайтах крупных столичных выставок есть услуга MatchMaking – on-line система назначения деловых встреч. Обязательно воспользуйтесь этой бесплатной услугой, позволяющей заблаговременно ознакомиться со списком зарегистрированных в системе участников и посетителей и в режиме on-line назначить деловые встречи с интересующими вас фирмами и организациями.
Обязательно пригласите на выставку своих уже существующих партнеров и клиентов. Выставка – это лишний повод пообщаться и обсудить совместные проекты.
Правило №5: Помните, оператор не обязан приводить лично ВАМ на стенд ВАШЕГО клиента. Это должны сделать вы сами.
Оценка эффективности
Реальные итоги выставки вы сможете оценить примерно месяца через три. Пока же вы можете заняться оперативными организационными итогами. В этой работе большую помощь может оказать журнал, который желательно вести во время подготовки к выставке и во время вашей работы на ней. Каждый, кто работал в рамках кампании, должен письменно ответить на следующие вопросы:
удачно ли было выбрано место для стенда? Почему?
была ли удачной планировка стенда? Почему?
соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам?
какие неудобства вы испытывали во время работы? Почему?
без каких услуг и оборудования можно было бы обойтись?
Добавьте несколько своих вопросов, ответ на которые вас интересует. Данные обрабатываются, на их основании проводится итоговой заседание выставочной команды и принимаются решения относительно следующего участия в выставке. Все решения должны быть ЧЕТКО ПРОПИСАНЫ и подписаны руководством. И самое главное, они ДОЛЖНЫ БЫТЬ ИСПОЛЬЗОВАНЫ при подготовке к следующей выставке.
Экспонент должен четко понимать, ЧТО он вправе требовать от оператора, а что – только от себя. Зачастую оценка эффективности участия может быть сведена к ответу на один единственный вопрос: «Достигнута ли цель?». Именно поэтому подготовка к выставке и начиналась с формулирования целей. Если решение об участии в выставке пришло в вашу голову спонтанно, место вы подобрали кое-как, кое-что успели подготовить, и на стенде, за неимением лучшего, работает секретарша, то грешно ждать от выставки что-то выдающееся.
Правило №6: Заведите журнал хода подготовки к выставке и разработайте собственные критерии оценки эффективности участия.
Помните, одни результаты можно оценить сразу, другие – проявятся через какое-то время и нуждаются в дополнительной оценке.
Мертвая хватка
Очень важно не расслабиться на последнем, поствыставочном этапе. Клиенты, контакт с которыми вам удалось завязать на выставке, вернулись к своим делам. Но они еще «тепленькие», чары вашего обаяния еще действуют, ваше имя, лицо и название вашей компании они не успели забыть. Связывайтесь с ними сразу после окончания выставки. Только так вы сможете выжать максимум из тех средств и сил, которые уже вложили в нее. Дорабатывайте контакты, добивайтесь встречи в офисе клиента, в вашем офисе, в кафе, в ресторане, на яхте или в чистом поле, - в зависимости от специфики вашего бизнеса и обстоятельств. Далее действуйте по технике продаж, которой вы в совершенстве владеете. И продавайте. И путь он покупает у вас снова и снова.
Правило №7: Не поленитесь позвонить клиенту, ставшему посетителем вашего стенда, в первую неделю после выставки.
В данном материале приводится обобщенный опыт подготовки к участию в выставке постоянных клиентов нашего выставочного общества. Принимайте участие в наших проектах и вы тоже сможете вписать себя в историю компании «Уральские Выставки»!
